Menschen, die sich im Job an ein vorgeschriebenes Outfit halten müssen, sind in der Freizeit ausschließlich in legerer Kleidung zu sehen. In Sachen Ordnung kann ein ähnliches Prinzip beobachtet werden – der Schreibtisch im Büro ist aufgeräumt, in der privaten Ablage findet man jedoch nichts mehr, da hier das pure Chaos herrscht. Mit ein paar Tipps und Tricks kann die private Ablage optimiert werden, sodass man einerseits nicht nur seine Sachen findet, sondern andererseits auch Geld sparen kann, wenn alte Verträge überprüft und gegebenenfalls erneuert werden.
Schritt Nummer 1: Neue Ablagematerialien
Viele Menschen greifen zu Sonderangeboten und verzichten auf gezielte Büromaterialien. Schlechtes Büromaterial frisst jedoch Zeit und macht schlechte Laune, z.B. ein halb kaputter Locher, Ordner, die nicht ordentlich schließen, Stifte, die ausgetrocknet sind. Außerdem entsteht ein optisches Durcheinander. Doch Aktenordner sind nicht wirklich teuer, sodass alte Exemplare, die bereits ihre besten Tage hinter sich haben, preiswert ausgetauscht werden können. Für die Ordner sollte man Trennblätter verwenden. Ratsam wäre, wenn die Ordner alle dieselbe Farbe haben, sodass sie auch optisch überzeugen. Mitunter werden die Themen zwar nach Farben sortiert und trotzdem hält man den falschen Ordner in der Hand falls man auf die Beschriftung des Ordnerrückens verzichtet.
Schritt Nummer 2: Die Beschriftung
Natürlich wächst mit den Jahren auch die Anzahl der Unterlagen. Werden die Boxen oder Ordner nicht beschriftet, kann es durchaus vorkommen, dass diverse Unterlagen gar nicht oder erst nach einer längeren Suche gefunden werden. Die Ordner und Boxen sollten also dementsprechend beschriftet werden. Die Beschriftung kann ganz leicht selbst erledigt werden; mit Word kann man Etiketten gestalten und ausdrucken.
Schritt Nummer 3: Nach Sachthemen sortieren
Wer seine private Ablage optimieren möchte, sollte sich für ein klares System entscheiden. Im Ordner „Versicherungen“ dürfen daher nur Versicherungsunterlagen sein. Folgende Ordner sollten daher angelegt werden:
- Ordner für Garantiescheine und Gebrauchsanweisungen
- für Versicherungen
- für laufende Kosten
- für Bankunterlagen
- für Altersvorsorgeprodukte und
- für Steuerunterlagen.
Dies gibt zunächst eine gute Struktur und deckt 95% aller Unterlagen ab. Natürlich können auch weitere Ordner angelegt werden; wichtig ist aber, dass nicht zu viele Ordner angeschafft werden, sodass man abermals den Überblick verliert. Wer in einem Ordner verschiedene Inhalte sammeln möchte, sollte auf Trennblätter zurückgreifen. So können Versicherungsunterlagen und Unterlagen zur Altersvorsorge durchaus in einer Mappe verstaut werden, jedoch ist es ratsam, wenn ein Trennblatt die jeweiligen Inhalte trennt.
Schritt Nummer 4: Auf den Platz achten
Mit der Zeit wachsen die Unterlagen und die Ordner quillen über. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass man alte Dokumente und Unterlagen, die man nicht mehr benötigt, aussortiert und entsorgt. So etwa Garantiescheine für Geräte, die bereits mehrere Jahre alt sind oder auch Bedienungsanleitungen für Produkte, die man bereits entsorgt hat.
Schritt Nummer 5: Unterlagen prüfen
Wer seine Unterlagen ausmistet, sollte natürlich auch darauf achten, dass seine abgeschlossenen Verträge noch aktuell sind – und zum Beispiel Versicherungen kündigen. Verträge sollten in regelmäßigen Abständen überprüft und einem Vergleich unterzogen werden. Mitunter kann die Tatsache, dass die eigene Ablage optimiert wird, auch einen weiteren Vorteil mit sich bringen: Man kann tatsächlich Geld sparen, wenn man für Ordnung sorgt und auch überprüft, ob die Unterlagen noch aktuell sind oder ob es mitunter schon günstigere Angebote gibt. Im Internet gibt es verschiedene Vergleichsportale, die einen recht guten Überblick bieten, ob die bestehenden Verträge kostengünstig sind oder nicht. Derartige Vergleichsportale sind kostenlos und können jederzeit genutzt werden.
Schritt Nummer 6: Den Profi ranlassen
Wem trotz unserer Hilfestellungen immer noch die Motivation fehlt, muss nicht gleich verzagen. Es gibt mittlerweile auch professionelle Dienstleister, die die komplette Ablage für einen übernehmen – auch für Privatpersonen – und Tipps geben, wie es künftig auch alleine Spaß macht. Viele Leute haben einen Steuerberater oder eine Putzhilfe – warum also auch nicht jemanden engagieren, der die Ablage übernimmt.